Gerätelogbuch für Kälteanlagen: Excel-Vorlage zum Download
Die Aufzeichnungen, die Betreiber je Kälteanlage führen müssen, als Excel-Datei: Anlagenstammblatt, Logbuch der Eingriffe und Prüfbuch für Dichtheitskontrollen. Jede Spalte nennt ihre Fundstelle in der Verordnung (EU) 2024/573. Ein ausgefülltes Beispiel steht weiter unten.
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Was die Excel-Vorlage enthält
- Anlagenstammblatt und Logbuch der Eingriffe mit den Angaben nach Art. 7 Abs. 1 Buchst. a bis g der Verordnung (EU) 2024/573
- Prüfbuch für Dichtheitskontrollen, Reparaturen und die Nachkontrolle nach Art. 4 Abs. 5
- Abstände der Dichtheitskontrolle nach Art. 5 Abs. 6 und eine Fundstelle zu jeder Spalte; ohne Formeln, je Anlage auszufüllen
Gedacht ist die Vorlage für Betreiber und Instandhalter, die das Gerätelogbuch einer Kälteanlage, Klimaanlage oder Wärmepumpe selbst führen oder vom Fachbetrieb ergänzen lassen. In der Verordnung heißt das Gerätelogbuch „Aufzeichnungen“ (Art. 7).
Aufbau der Vorlage Blatt für Blatt
| Blatt | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Anlage | Stammblatt einer Einrichtung: Betreiber, Standort, Art der Einrichtung, Kältemittel, Füllmenge, installierendes Unternehmen, Außerbetriebnahme, Aufbewahrungsfrist | Art. 7 Abs. 1 Buchst. a, e, g; Abs. 2 |
| Eingriffe | Logbuch mit 40 Eingabezeilen: Datum, Art des Eingriffs, nachgefüllte Menge und Herkunft des Gases, rückgewonnene Menge, ausführendes Unternehmen und Person | Art. 7 Abs. 1 Buchst. b bis e |
| Dichtheitskontrollen | Prüfbuch mit 40 Eingabezeilen: Kontrolle, Ergebnis, Reparatur, Nachkontrolle, nächste Fälligkeit | Art. 4 Abs. 5; Art. 7 Abs. 1 Buchst. f |
| Pflichtangaben | Jeder Buchstabe aus Art. 7 Abs. 1 mit dem Ort in der Vorlage, an dem er steht | Art. 7 Abs. 1 Buchst. a bis g |
| Intervalle | Abstände der Dichtheitskontrolle, zitiert und nicht berechnet | Art. 5 Abs. 6 |
| Hinweise | Geltung, Ausnahmen, Aufbewahrung, Rechtsstand | Art. 5, 7 |
Pflichtfelder sind durch die Fundstelle in Zeile 4 der Eingabeblätter erkennbar: Steht dort „Art. 7 Abs. 1 Buchst. …“, verlangt die Verordnung die Angabe. Spalten mit dem Vermerk „keine Pflichtangabe“ erleichtern nur die Zuordnung.
Ausfüllhinweise und typische Fehler
- Eine Datei je Einrichtung. Art. 7 Abs. 1 verlangt Aufzeichnungen für jede einzelne Einrichtung; ein Sammel-Logbuch für mehrere Anlagen ordnet Einträge nicht eindeutig zu.
- Nachfüllungen immer mit Datum und Menge. Die nachgefüllte Menge wird mit dem Datum der Auffüllung eingetragen (Buchst. b); bei Nachfüllung kommen Art des Gases und Angabe neu, recycelt oder aufgearbeitet hinzu (Buchst. d).
- Fachbetrieb mit Zertifikatsnummer eintragen. Zum ausführenden Unternehmen gehört gegebenenfalls die Zertifikatsnummer; bei einer juristischen Person zusätzlich die natürliche Person, die die Tätigkeit durchgeführt hat (Buchst. e).
- Nach einer Reparatur die Nachkontrolle eintragen. Sie erfolgt frühestens nach 24 Stunden Betriebszeit, spätestens innerhalb eines Monats nach der Reparatur (Art. 4 Abs. 5).
- CO₂-Äquivalent und Intervall selbst eintragen. Die Vorlage rechnet nicht. Das CO₂-Äquivalent der Füllmenge ermitteln Sie zum Beispiel mit dem GWP-Rechner; die Zeile im Blatt „Intervalle“ wählen Sie nach Gasart und Menge.
- Aufbewahrung notieren. Mindestens fünf Jahre, sofern die Aufzeichnungen nicht in einer behördlichen Datenbank liegen (Art. 7 Abs. 2).
Beispiel für zwei Zeilen im Blatt „Eingriffe“. Alle Werte sind frei gewählt und keine Vorgaben:
| Datum | Art des Eingriffs | Gas | Menge hinzugefügt | neu / recycelt | Ausführendes Unternehmen |
|---|---|---|---|---|---|
| 15.03.2026 | Nachfüllen nach Leckage | R-134a | 1,2 kg | neu | Musterkälte GmbH, Zertifikatsnummer wie im Zertifikat |
| 22.04.2026 | Wartung | – | 0 kg | – | Musterkälte GmbH, Zertifikatsnummer wie im Zertifikat |
Wo die Vorlage endet und FGasLog weiterführt
Die Excel-Datei hält die Einträge einer Anlage fest. Sie rechnet keine Fälligkeiten, erinnert nicht vor einer Kontrolle und gleicht Einträge nicht mit anderen Anlagen ab. In FGasLog führen Sie dasselbe Logbuch je Anlage in der Software:
- Logbuch-Einträge je Anlage mit Typ, zum Beispiel Nachfüllung, Rückgewinnung, Wartung oder Reparatur; nach dem Speichern sind die Einträge nicht mehr änderbar.
- Die nächste Dichtheitskontrolle wird je Anlage geführt.
Mehr dazu auf der Seite Kältemittel-Logbuch-Software.
Häufige Fragen zum Gerätelogbuch
Muss ich für eine Kälteanlage ein Gerätelogbuch führen?
Betreiber von Einrichtungen, für die Art. 5 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/573 eine Dichtheitskontrolle vorschreibt, müssen für jede einzelne Einrichtung Aufzeichnungen führen (Art. 7 Abs. 1). Ob Ihre Anlage unter Art. 5 Abs. 1 fällt, hängt von Gasart, Füllmenge und Ausnahmen ab; das Blatt „Hinweise“ der Vorlage fasst die Voraussetzungen zusammen.
Was muss im Gerätelogbuch stehen?
Art. 7 Abs. 1 nennt sieben Angaben: Menge und Art der enthaltenen Gase (a), nachgefüllte Mengen mit Datum (b), rückgewonnene Mengen (c), bei Nachfüllung Art und Herkunft des Gases (d), Angaben zum ausführenden Unternehmen (e), Zeitpunkte und Ergebnisse der Dichtheitskontrollen und Reparaturen (f) sowie Maßnahmen bei Außerbetriebnahme (g). Das Blatt „Pflichtangaben“ der Vorlage ordnet jeden Buchstaben einer Spalte zu.
Wie lange muss ich das Logbuch aufbewahren?
Mindestens fünf Jahre, sofern die Aufzeichnungen nicht in einer behördlichen Datenbank gespeichert sind. Unternehmen, die Tätigkeiten für den Betreiber durchführen, bewahren Kopien ebenfalls mindestens fünf Jahre auf (Art. 7 Abs. 2). Auf Verlangen sind die Aufzeichnungen der zuständigen Behörde oder der Kommission zur Verfügung zu stellen.
Gibt es das Logbuch für Kälteanlagen als PDF?
Auf dieser Seite gibt es die Vorlage als Excel-Datei (.xlsx), keine PDF-Fassung. In Excel tragen Sie Einträge ein, filtern und ergänzen Zeilen; ausdrucken können Sie die Blätter wie jede andere Tabelle.
Was ist ein digitales Gerätelogbuch?
Ein Logbuch, das als Datei oder in einer Software geführt wird statt auf Papier. Art. 7 Abs. 1 legt fest, welche Angaben die Aufzeichnungen enthalten, und nennt keine bestimmte Form. Eine Excel-Datei erfüllt den Zweck je Anlage; sie rechnet und erinnert aber nicht von selbst.
Ist die Vorlage kostenlos?
Ja. Sie laden die Excel-Datei auf dieser Seite kostenlos herunter, gegen Angabe Ihrer E-Mail-Adresse. Der Download startet sofort, den Link erhalten Sie zusätzlich per E-Mail.
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Sehen Sie in der Demo, wie Anlagen, Logbuch-Einträge und Dichtheitskontrollen in FGasLog geführt werden.
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